Polityka prywatności

§1
Tożsamość administratora danych

1. Właścicielem Strony i Administratorem danych osobowych podawanych w trakcie korzystania ze Strony prowadzonej pod adresem www.modern-kids.pl oraz www.modern-school.pl jest Ewelina Rutkowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Modernschool Szkoła językowa Ewelina Rutkowska, prowadząca przedszkola i żłobki Moderkids, z siedzibą przy ul. Juliana Tuwima 18/1; 19-300 Ełk; NIP: 9661988616; REGON: 281420230, kontakt e-mail do Administratora danych: rodo@modern-kids.pl.

2. Zasady przetwarzania danych osobowych zostały udostępnione w Polityce Cookies, dostępnej pod adresem: https://modern-kids.pl/polityka-cookies

3. Poniższa Polityka Prywatności obejmuje zasady przetwarzania danych Użytkowników strony, osób korzystających z usług świadczonych przez Administratora danych, a także gromadzonych poprzez kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres e-mail lub telefonicznie), w tym rodziców i opiekunów prawnych dzieci uczęszczających do placówek Modernkids, jak i pracowników i współpracowników placówki.

4. Dane przetwarzane są zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa; tj. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych, a także ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

 

§2
Stosowane definicje

1. W niniejszej polityce stosuje się następujące definicje:

1. Administrator danych osobowych - podmiot, który decyduje o celu i środkach przetwarzania danych - Ewelina Rutkowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Modernschool Szkoła językowa Ewelina Rutkowska, prowadząca przedszkola i żłobki Moderkids, z siedzibą przy ul. Juliana Tuwima 18/1; 19-300 Ełk; NIP: 9661988616; REGON: 281420230, kontakt e-mail do Administratora danych: rodo@modern-kids.pl.

2. Dane osobowe - wszelkie informacje, które bez nadmiernego czasu i kosztu mogą doprowadzić do identyfikacji osoby fizycznej, w tym jej dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe.

3. Strona - strona internetowa dostępna pod adresem www.modern-kids.pl oraz www.modern-school.pl za pomocą której Użytkownik może przeglądać zawartość strony internetowej, skontaktować się z Administratorem danych osobowych za pośrednictwem danych lub formularzy kontaktowych dostępnych na stronie.

4. Użytkownik - osoba fizyczna, której dane dotyczą i która korzysta z usług dostępnych w Serwisie, a także osoby, które korzystają z usług Administratora danych osobowych.

 

§3
Cele przetwarzania danych

1. Administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. prowadzenia procesu rekrutacji dzieci do placówki, zawarcia oraz realizacji umowy o świadczenie usług opiekuńczych i edukacyjnych, a także realizacji praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 1 lit. c), w związku z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;

1. wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących działalność żłobków i przedszkoli, w szczególności prowadzenia dokumentacji przebiegu opieki i edukacji, ewidencji dzieci oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa oświatowego i przepisów dotyczących opieki nad dziećmi do lat 3 – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w szczególności w związku z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;

2. zapewnienia dzieciom bezpieczeństwa podczas pobytu w placówce, w tym prowadzenia dokumentacji dotyczącej odbioru dzieci przez osoby upoważnione oraz podejmowania działań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa dzieci – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

3. przetwarzania danych dotyczących zdrowia dziecka, informacji o alergiach, dietach, niepełnosprawności oraz opinii lub orzeczeń poradni psychologiczno-pedagogicznych w zakresie niezbędnym do zapewnienia dziecku właściwej opieki, bezpieczeństwa oraz realizacji obowiązków Administratora – w przypadkach wynikających z przepisów prawa na podstawie art. 9 ust. 2 lit. c) RODO, w pozostałym zakresie na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a) RODO (zgoda rodzica lub opiekuna prawnego);

4. realizacji obowiązków wynikających ze Standardów Ochrony Małoletnich, w tym prowadzenia dokumentacji zgłoszeń, kart interwencji oraz dokumentowania podejmowanych działań – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w związku z z ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich;

5. kontaktu z rodzicami lub opiekunami prawnymi, w tym przekazywania informacji dotyczących organizacji pracy placówki, pobytu dziecka, wydarzeń oraz bieżącej komunikacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

6. prowadzenia profili Administratora w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) oraz kontaktu za pośrednictwem wiadomości prywatnych, komentarzy lub innych funkcjonalności tych serwisów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i działań informacyjnych);

7. prowadzenia strony internetowej oraz udostępniania informacji dotyczących działalności placówki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i działań informacyjnych);

8. prowadzenia newslettera oraz przesyłania informacji marketingowych dotyczących działalności placówki, jeżeli Administrator prowadzi takie działania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą);

9. utrwalania i rozpowszechniania wizerunku dzieci podczas uroczystości, wydarzeń oraz zajęć organizowanych przez placówkę, w szczególności na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda rodzica lub opiekuna prawnego);

10. utrwalania i rozpowszechniania wizerunku pracowników lub współpracowników, w szczególności na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda);

11. prowadzenia monitoringu wizyjnego obiektu w celu zapewnienia bezpieczeństwa dzieci, pracowników, osób przebywających na terenie placówki oraz ochrony mienia i dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa);

12. zawierania i realizacji umów z kontrahentami oraz dostawcami świadczącymi usługi na rzecz Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

13. wystawiania oraz ewidencjonowania faktur, rachunków oraz prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w szczególności w związku z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

14. prowadzenia procesów rekrutacyjnych pracowników i współpracowników placówki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c), w związku z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ,a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), tj. zgoda osoby, której dane dotyczą na podanie dodatkowe zakresu danych i/lub przetwarzania danych na cele rekrutacji przyszłych;

15. zatrudniania pracowników oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w związku z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (jeśli dotyczy);

16. zawierania i realizacji umów cywilnoprawnych z osobami współpracującymi z Administratorem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. realizacja zawartych umów;

17. dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami oraz zapewnienia bezpieczeństwa prawnego Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dochodzeniu roszczeń), a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w związku z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

2. Podanie danych osobowych jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji dziecka do placówki, zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług opiekuńczych i edukacyjnych, wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących działalność żłobków i przedszkoli, zapewnienia dziecku właściwej opieki i bezpieczeństwa, prowadzenia wymaganej dokumentacji, wystawienia dokumentów księgowych oraz udzielenia odpowiedzi na pytania lub podjęcia kontaktu na żądanie osoby, której dane dotyczą.

3. W przypadku kandydatów do pracy oraz pracowników podanie danych osobowych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji, nawiązania i realizacji stosunku pracy lub współpracy oraz wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i innych przepisów regulujących zatrudnienie.

4. Podanie pozostałych danych osobowych, w szczególności danych przetwarzanych na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, jest dobrowolne.

5. Brak podania danych wymaganych przepisami prawa lub niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy może uniemożliwić przeprowadzenie procesu rekrutacji dziecka lub kandydata do pracy, zawarcie lub prawidłową realizację umowy, nawiązanie stosunku pracy lub współpracy, zapewnienie dziecku właściwej opieki i bezpieczeństwa, wykonanie obowiązków ciążących na Administratorze lub wystawienie dokumentów księgowych.

 

§4
Okres przetwarzania danych

1. Dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, tj.:

1. prowadzenie procesu rekrutacji dzieci do placówki, zawarcie oraz realizacja umowy o świadczenie usług opiekuńczych i edukacyjnych oraz prowadzenie dokumentacji wynikającej z ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3, Prawa oświatowego i ustawy o systemie oświaty- przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa regulujących działalność żłobków i przedszkoli oraz zasad prowadzenia i archiwizacji dokumentacji dotyczącej dzieci;

2. przez okres trwania umowy współpracy, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dane są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, na podstawie art. 112 aa ustęp 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. przez okres niezbędny do przeprowadzenia rekrutacji pracownika lub współpracownika, ale nie dłużej niż 6 miesięcy, a w przypadku zgody na cele rekrutacji przyszłych do 12 miesięcy lub do czasu odwołania zgody na ten cel. Kandydat ma możliwość odwołania zgody w dowolnym czasie, bez wpływu na zgodność przetwarzania przed jej wycofaniem;

4. w celu zatrudnienia i wykonania obowiązków prawa pracy i ubezpieczenia społecznego - 10 lat w przypadku ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r., na podstawie art. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich cyfryzacją, a w przypadku osób zatrudnionych przed tą datą do 50 lat;

5. w celu weryfikacji w odpowiednich rejestrach karnych - Standardy Ochrony Małoletnich - przez okres zatrudnienia pracownika lub współpracy z osobą, której dotyczy dokumentacja, a po jego zakończeniu przez okres przechowywania dokumentacji pracowniczej lub dokumentacji dotyczącej współpracy;

6. w celu rozliczenia współpracowników (umowy zlecenie) - 10 lat w przypadku ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r., na podstawie art. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich cyfryzacją;

7. przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane drogą telefoniczną/elektroniczną, ale nie dłużej niż przez 6 miesięcy, o ile osoba nie zdecyduje się zawrzeć umowy z Administratorem danych osobowych,

8. w celu utrwalenia i rozpowszechniania wizerunku dzieci i/lub pracowników - do czasu wycofania zgody lub ustania celu przetwarzania danych osobowych;

9. w celu prowadzenia działań marketingowych drogą elektroniczną - do czasu odwolania zgody osoby, której dane dotyczą na ten cel;

10. w celu prowadzenia działań organizacyjnych i informacyjnych na temat funkcjonowania placówki - do czasu ustalenia celu przetwarzania;

11. w celu monitoringu wizyjnego placówki - do 2 tygodni, a następnie dane są nadpisywane;

12. w celu dochodzenia roszczeń, na podstawie ustawy z art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.

 

§5
Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą zostać powierzone innym podmiotom w celu wykonania usług na zlecenie administratora danych, w szczególności w celu:

1. hostingu i utrzymania poczty elektronicznej Administratora danych osobowych,

2. serwisu i utrzymania systemów informatycznych, w których dane są przetwarzane, w szczególności systemów przetwarzania danych dzieci oraz personelu placówki,

3. obsługi księgowej oraz kadrowo-płacowej prowadzonej działalności gospodarczej.

 

§6
Przetwarzanie danych poza Europejskich Obszarem Gospodarczym

1. Dane osobowe nie będą przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, za wyjątkiem sytuacji, gdy dane zostaną opublikowane w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram), prowadzonych przez Administratora danych osobowych. Dane osobowe będą wówczas przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony przez tzw. „Ramy ochrony danych UE–USA” (EU–US Data Privacy Framework) w stosunku do dostawców wpisanych na listę Departamentu Handlu USA, takich jak Meta Platforms, Inc., który jest dostawcą platformy Facebook i Instagram.

 

§7
Facebook i współadministrowanie danymi

1. Administrator jest jednocześnie współadministratorem danych jego obserwatorów w mediach społecznościowych - szczególnie osób, które korzystają ze środków komunikacji elektronicznej (messenger) na fanpage’u prowadzonym przez Administratora danych w serwisie społecznościowych Facebook. W pozostałym zakresie administratorem danych Użytkowników tego serwisu społecznościowego jest Meta Platforms Ireland Limited (dawniej: Facebook Inc., z siedzibą przy 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA), a przetwarzanie tych danych odbywa się na zasadach opisanych w regulaminach i politykach prywatności użytkowników tych serwisów, w tym na: https://www.facebook.com/privacy

2. Dane osobowe Użytkownika fanpage’a będą przetwarzane w państwie trzecim, tj. na terenie Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA). Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony przez tzw. "Ramy ochrony danych UE-USA” (EU-US Data Privacy Framework) w stosunku do dostawców wpisanych na listę departamentu handlu USA, jak: Meta Platforms, Inc., Menlo Park, California, USA.

 

§8
Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą przysługuje:

1. prawo dostępu do treści danych i ich sprostowania,

2. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli podstawą przetwarzania danych była zgoda osoby, której dane dotyczą. Odwołanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie, przed jej cofnięciem,

3. prawo do otrzymania bezpłatnie pierwszej kopii danych w żądanym zakresie,

4. prawo do usunięcia danych, o ile nie obowiązują inne przepisy prawa, które zobowiązują Administratora danych do archiwizacji danych,

5. prawo do przenoszenia danych, o ile podstawą przetwarzania danych jest umowa lub zgoda osoby, której dane dotyczą, a przetwarzanie danych odbywa się w sposób automatyczny,

6. prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych w ramach usprawiedliwionego interesu prawnego administratora danych,

7. prawo do ograniczenia przetwarzania, w szczególności gdy administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

8. prawo do niepodlegania automatycznemu profilowaniu, jeśli administrator danych podejmowałby decyzje opierające się wyłącznie na automatycznym profilowaniu i niosące ze sobą skutki prawne dla osoby, której dane dotyczą lub podobnie na nią wpływały,

9. prawo do kontroli przetwarzania danych i informacji na temat tego, kto jest administratorem danych, a także uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych, treści tych danych, źródle danych, a także sposobie udostępniania, w tym o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych.

2. W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z ochroną danych można skontaktować się bezpośrednio z Administratorem Danych Osobowych danych pod adresem e-mail do Administratora danych: rodo@modern-kids.pl.

 

§9
Postanowienia końcowe

1. W przypadku zmiany obowiązującej polityki prywatności, w szczególności gdy będą tego wymagały zastosowane rozwiązania techniczne, zmiany przepisów prawa w zakresie prywatności osób, których dane dotyczą, wprowadzone zostaną odpowiednie modyfikacje do powyższego zapisu, które będą obowiązywały w ciagu 14 dni od ich opublikowania na stronie.